売り手市場が続くなか採用市場は、競争が激しさを増し、採用業務に注力したくても、採用に掛けられる費用や工数に限りがあるため、業務改善に頭を悩ませる企業は少なくありません。
求人を出しても人材が集まらない、希望する人材が採用できない、入社してもすぐに辞めてしまうなどの採用活動に課題があり、採用事業を強化に悩んでいる場合、まずは採用工数を見直してみてはいかがでしょうか。
今回は、採用工数を効率化するポイント、問題点の改善策についてご紹介します。
一般的な採用工程とは
企業が採用業務を行うのは、どのような時でしょうか。一般的には、新卒採用の他に、退職者が出た場合や、新規事業がスタートする場合などでしょう。
採用工程には、一定の流れがあります。募集やスカウト等で候補者を集め、書類選考や面接などで候補者を絞り、採用者を決定します。
新卒採用では、大卒であれば3年生を対象に夏くらいから、インターンシップが始まり、翌年3月にはエントリー受付開始、大学4年生の4月～6月には選考や面接、内定といったスケジュールとなっています。
中途採用では、求人募集を掛ける、スカウトを行うなどで、候補者を絞り、面接を行ったのち、合否判定を行います。
採用工数削減が必要な理由
採用業務は、共に今後の事業を支えていく人材を選ぶための、重要な作業です。売り手市場により労働人口が減っている今、企業としても力を入れたいところでしょう。
採用市場は、自社だけではなく、業界全体および経済全体の影響を大きく受けます。そのため、市場の同業他社や、社会全体の経済状況の把握し、市場の動きに合わせた採用活動が欠かせません。
売り手市場で厳しい採用事情が続く中、採用工数の削減が必要な理由について、見てきましょう。
・人材の争奪戦が厳しくなった
日本人口の推移は減少が続き、少子高齢化の傾向が続いています。総務省の2021年人口推計結果によりますと、15年連続で減少が続き、未来の働き手である15歳未満の人口は、約12％で比較可能である1950年以降過去最低です。
すなわち、人口減少状態はしばらく続くため、人材不足はますます深刻化し、今後も採用競争は続くことが予想されます。採用業務は会社発展のために大切な活動ですが、工数を掛けることなく、効率的に行うことが必要になってきます。
・採用活動の長期化や通年化
人材不足が深刻化すると、新卒採用で採用者が定員に満たない、中途採用の募集を掛けても希望する人材が集まらない、ミスマッチの人材を採用し早期退職してしまうなど、採用活動で、結果が出ないことになってしまいます。
そのため、長期間募集を行わざるを得なくなる、新卒採用で定員割れを起こし、通年採用を余儀なくされるなど、採用活動が長期化、通年化していきます。
そうすると、採用担当者の負担が増えるため、より負担軽減となるように、工数を減らす、簡素化するなど、工夫が必要になってきます。
・採用コストの削減
採用業務にはコストが掛かります。例えば、求人広告や求人サイトへの掲載、ダイレクトリクルーティングなどを利用すれば、掲載費や登録料が発生するでしょう。
また、コロナ渦により、採用活動もオンラインが取り入れる企業も増えましたが、新卒者への就職説明会や、交流会や勉強会などを対面で行っている企業も多く、会場費用や準備費用が大きな負担となります。
採用方法を増やす、交流会を頻繁に開催するなどの宣伝を行えば、希望する人材にも案内が届きやすくなりますが、採用に掛けられるコストには限りがあるため、ムダを省き、限られた予算内で納まるよう、見直しや改善が必要です。
採用工数を減らすために出来る事
採用活動は、採用した従業員が自社で成果を出せば、成功と言えます。
ですが、期待されるような成果が出せない、ミスマッチのため、採用した社員が早期退職ということが起これば、せっかくコストを掛けて行った採用業務が、ムダになってしまいます。
そのため、採用工数をただ減らすのではなく、要点を残しつつ、全体のバランスを見ながら改善していく必要があります。
では、具体的にどのようにして、見ていけば良いのでしょうか。
・採用フロー全体の見直し
採用の流れは、候補者集め→書類選考→面接→採用者決定という流れが一般的です。まずは、採用フロー全体の流れの中で、簡素化できる部分を探していきましょう。
例えば候補者集めを他の方法へ変える、書類選考のうち、適性検査を外注するか簡素化する、面接の回数を減らすといった方法が考えられます。
採用業務の中で、選考前の候補者選びに時間が掛かっているのか、書類選考や面接などの選考時に時間が掛かっているのかによっても、工数を減らすことや、簡素化できる内容が変わってくるため、まずは採用業務全体の流れを見直すところから、始めてみましょう。
・オンラインの活用
コロナ渦で導入する企業も増えてきましたが、オンラインを活用することで、工数を減らすことや、時短になったという声も多いのではないでしょうか。
オンラインの活用で工数を簡素化、減少出来る項目にはいくつかあります。例えば会社説明会、適性検査、面接の実施などが挙げられるでしょう。
会場まで足を運ぶ必要がなくなったことで、時間の短縮となるため、他の工数に時間を充てることが可能になります。
・作業のシステム化
採用作業は、応募者への返信や面接日の日程調整など、難易度は低いものの時間を取られる作業があります。採用システム化し、メールの自動返信機能や、面接日の日程をWEB上の画面から、応募者に選択してもらうことで、効率化を図ることが出来ます。
その他にも、候補者の氏名や経歴など情報の一元管理や、適性検査などを外注することで、選考のスピードが増します。
また、採用システムを導入し、データを蓄積することで、これまでのパターンや傾向が見えやすくなる利点もあるので、効率化だけではなく、ミスマッチを減らすことにもつながる利点があります。
・面接の簡素化
面接を簡素化する方法には、採用の候補者の選考方法を明確化することと、オンライン機能を使うことが挙げられます。
中途採用では、面接を何度も行うことは少ないですが、新卒採用では、複数回の面接を経て合否が決定されることが多いでしょう。
面接官の心理的バイアスの影響を少なくするため、複数回の面接を行い、各面接の目線で、候補者を絞っていきますが、面接の質問や回答を明確化することと、オンラインを導入し、録画機能で担当者以外の人の評価を入れることで、面接回数を減らす事も可能になります。
・アウトソーシング化（外注）
採用業務を自社ではなく、代行サービスなどを使い、業務の一部をアウトソーシング化する方法です。自社で行わなくても問題の出ない作業をアウトソーシング化し、自社の採用業務を大きく削減することが可能です。
アウトソーシング化出来る作業として、求人票の作成から、応募者への電話対応やメール送信、面接者の日程調整などをはじめ、求人方法の選択や定期的な見直しなどが挙げられます。
作業負担の他、採用代行サービスでは、問題解決サポートといったコンサルタントサービスを展開している企業も多いので、こうしたサービスを利用し、採用計画や面接基準の明確化などに力を入れる事が出来ます。
採用工程ごとの見直すべきポイント
採用業務全体で、効率化できる内容についてご紹介してまいりましたが、今度は工程ごとに、簡素化、減少できるポイントについて見ていきましょう。
採用工数は、大きく分けて、希望条件に合う候補者を集めること、集めた候補者を選考するという2つの工程に分けられます。
候補者集め
まずは、候補者の集め方について見てきます。
①採用チャネル
求人サイトの活用やSNSの利用、エージェントの利用など採用チャネルは多岐に渡ります。
例えば、求人サイトに登録し、エージェントに登録者の中から、マッチする人材を紹介してもらえば、エージェントが候補者の中から、条件に合う人を選択してくれるため、自社で候補者を絞る工数が減るでしょう。
近年では、さまざまな業種を紹介した総合求人サイトだけではなく、エンジニアや転職者サイトなど、特定の業種や条件に特化したサイトもあるため、効率よく候補者を探したい場合、そうしたサイトへ求人を出すのも、効果的でしょう。
②母集団形成
採用を成功へ導くには、母集団形成がカギと言われています。ただ単に人を集めればよいのではなく、必要なスキルを持ち、人柄や条件に合致する人々を集める必要があります。
母集団形成する方法は、いくつかありますが、ダイレクトリクルーティングを行い、条件に合う人を直接スカウトする方法、社員がリクルーターになり、知人や友人を紹介する方法などが挙げられます。
③採用イベント
採用イベントというと、以前は就職説明会・合同説明会などが多く、現在もオンラインでも対面でも、行っている企業は多いでしょう。
近年は、採用イベントも多様化し、交流会や勉強会などを定期的に開き、テーマや興味を持つ参加者を集め、会社の認知度を上げ、その中から採用へつなげる方法もあります。（ミートアップ採用）
説明会などで、手広く候補者を集めるのではなく、自社の業務と関連のあるテーマを定め、参加者を内容に興味がある人だけが、参加できるようにし、はじめから効率よく候補者を絞っていく方法です。
選考および内定後
選考時や内定後のフォローを効率化する方法です。
①書類選考
募集を出すと、内容を見た求職者が一斉に応募するため、その中から条件に合う候補者を選択するのは、とても時間が掛かります。
選考基準を明確化すれば、採用代行サービスなどを利用し、アウトソーシング化し担当者の負担を減らす事が出来ます。
選考時に導入している企業も多い適性検査も、試験の開催や結果分析もすべて行っているサービスを利用することで、時短と担当者の負担を軽減する方法です。
②面接
面接をオンライン化し、面接に掛かる負担を減らす方法です。オンラインで面接を行う場合、録画機能で過去の面接の見直しを行う事や、複数の担当者や管理者の目で面接内容を確認できるようになり、面接の回数を減らすことや、分析を行い、面接の課題を見つけ、効率化につなげることが可能になります。
面接をオンライン化すると、場所を移動する時間や費用負担がなくなるため、候補者にとっても、企業にとってもメリットのある方法です。
③内定者サポート
内定者サポートは、必ずしも採用担当者が行う必要はなく、現場社員や社員教育を行うこともできます。
直接配属先の先輩や教育担当者と交流を持つことで、入社後の様子が想像出来ることや、つながりを広くすることが、可能になります。
まとめ
今回は、採用工数を見直すポイントや、改善策についてご紹介してきました。採用市場は労働力の減少やオンライン化により、よりスピーディで攻略的な方法が必要になってきました。
そのためには、状況をみて優先順位の低い工数や時間の掛かる工数を減らし、よりポイントを絞った活動が必要になります。
採用工数に悩む企業は、この記事を読み、参考にしてみて下さい。
