会社が採用活動を行う時、候補者の中から企業が求める人材を的確に採用するには、明確な基準が必要です。
採用基準が曖昧であったり、あやふやだったりすると、採用活動においてミスマッチが起こり、候補者と企業にとって、マイナスとなってしまいます。
今回は、採用基準を正しく定めるための流れや見直すべきポイント、注意点についてご紹介致します。
採用基準とは
企業が採用活動を行うには、退職者による人手不足や事業拡大のためなど、さまざまな理由があります。
業務内容や求める人物像、企業理念などにより、企業ごとに何を優先するのかが異なっているため、採用基準は企業オリジナルの内容でなければなりません。
企業に適性を持つ人材を採用するためには、単に優秀な学校を出ているから、必要なスキルを持っているからと言うだけでは、適切な候補者を選ぶことは困難でしょう。
自社の目的に合わせ、項目を一つ一つ定めていき、どの採用担当者でも、公平でバラツキの出ない選考を行うため、採用基準を定めて行きます。
採用基準を定める目的
採用基準を定める目的には、大きく分けて3点あります。基準を標準化し、担当者ごとの偏りを防ぐこと、会社にマッチする人材を選ぶ事、迅速に判定する事という目的で定められます。
・採用基準の標準化
採用基準を作る第一の理由は、選考の偏りや差を無くし、誰が担当しても結果が同じになるよう、標準化することが目的です。
採用活動には、複数の担当者が関わってくることが一般的でしょう。採用担当者ごとに選考時にバラツキが出てしまうと、採用者の数が定員に満たなかったり、選考に時間が掛かってしまったりすることになります。
人には、これまでの経験やもともとの性格により、思考に偏りが出やすくなる心理的バイアスの影響があると言われています。
心理的バイアスは、経験を積んだベテランの面接官でも起こりやすいため、選考時にこうした個人的な心理的な偏りに捕らわれることなく、誰が面接を行っても、同じ結果となるよう採用基準を定める必要があります。
・入社後のマッチ率を高め定着率を上げる
採用は、自社の希望する人材でなければなりません。例えば優秀な大学を卒業していたとしても、適正がなければ採用者も会社にとっても本来のパフォーマンスが発揮できず、マイナスになってしまいます。
例えば、中途採用で専門的な知識やスキルを持つ人材を募集している場合でも、企業によっては、個人個人での作業が主となる場合と、チーム全体での調和を必要となる場合とでは、職場の雰囲気も求めるスキルも違ってくるでしょう。
条件だけではなく、現場で実際に作業をした後の事を考え、実際に現場に入った時に高いパフォーマンスを期待できるかで、採用基準を決めていきます。
・合否判断の迅速化
採用活動がスタートし、求人案内を出したり、ダイレクトメールなどで、スカウトを行ったりすると、一斉に複数の候補者から連絡が入り、短期間のうちに選考を行っていかなければなりません。
選考基準が曖昧だったり、選考項目が少なすぎたりすると、採用担当者により差が出たり、決定に時間が掛かってしまうことになります。
候補者は、他の企業へ応募している可能性もあり、合否判定に時間が掛かりすぎてしまうと、辞退されてしまうかもしれません。
正確に素早く合否判定を行うため、採用基準を適切に決める事は企業にとっても候補者にとっても大切と言えるでしょう。
採用基準を決める際の流れ
つづいて採用基準を決めていく際の流れについて、ご紹介致します。事業計画を元に、現場の声を聞き、活躍している社員の分析などを行い、採用基準を決定していきます。
| 主な項目 | 内容 |
| 状況の把握・分析・準備 | ・経営方針、事業計画の把握 ・現場へのヒアリング ・活躍している社員のコンピテンシー |
| 設定 | ・具体的な人物像の設定 |
| 条件の洗い出し・決定 | ・採用条件の洗い出し ・採用における優先順位の決定 |
| 見直し | ・PDCAにおける採用活動の見直しを改善 |
・経営方針、事業計画をしっかり把握する
会社が今後どのように事業を進めていくのか、今後の事業計画を把握しなければ、どのような人材を採用すればよいのか、検討することが出来ません。
事業の方向性、拡大や省略、および効率化していく内容などをしっかり把握し、今後力を入れていく流れを見極め、労働力のバランスを見ていきます。
次に経営方針や今後の事業計画を基に、どのようなスキルを持つ人材を採用するのかを、絞っていきます。
経験やスキルを重要視し中途採用者採用するのか、今後の将来性を見越して新卒者を採用するのかなど、事業展開に応じて、採用方法を話し合っていきます。
・現場の求める人物像を探り採用計画を立てる
面接等を行うのは、採用担当者や経営陣ですが、入社した人が実際に作業をするのは現場です。
選考作業を主に行う採用担当者と経営陣と、実際に入社者が業務を行う現場との間で、求める人物像について、しっかりとすり合わせを行っておかなければなりません。
例えば現場では、スキルのある人を求めていたのに、採用担当者や経営陣がコミュニケーション能力や学歴など別の面を重視し、スキル面の優先順位が低かった場合、いわゆるミスマッチの状態となってしまいます。
現場が必要とする能力が無ければ、教育に時間が掛かってしまう上に、入社者が持つスキルが現場で活かせないことになり、双方にとって良くない状態です。
ミスマッチの状態が起こらないよう、選考時には現場の声を十分に入れる、面接に現場責任者を同席するなど、実際に作業を行う部署の意見を大切にしましょう。
・活躍している社員のコンピテンシー（特性や行動を）分析する
企業で活躍している人員には、共通するコンピテンシー（特性や行動）があると言われており、近年注目を集めています。
コンビテンシーとは、一つ一つの細かい行動や作業そのものではなく、思考や行動へつながる性格や能力、価値観などの行動特性の事を指し、職種や業務内容により違いがあります。
行動そのものではなく、その行動を起こす動機や価値観、もともとの性格など、表に出にくい特徴を分析します。
自社で活躍している社員の行動特性を分析し、採用基準にと入れることで、自社で活躍が期待できる社員を採用しようとする方法です。
・採用する具体的な人物像を設定する
事業計画やこれまで活躍している社員のコンビテンシーなどを分析し、現場との話し合いを行い、求める人材について決めていきます。
その後採用する人物のベルソナを設定していきます。ペルソナを設定するメリットしては、採用する人物をモデル化することで、採用基準を具体化しやすくなります。
・採用必須条件の洗い出し
採用する人物像が具体化出来たら、採用必須条件を洗い出していきます。作業に必要なスキルや資格、ビジネスマナーや情報処理能力、コミュニケーション能力や自己解決能力など、基本的なビジネス能力もすべて洗い出します。
・採用選考における優先順位を決めていく
社会人として必要な条件と、業務に必要なスキルや資格などをすべて洗い出したら、その中から優先順位を決めていきます。
事務系では、PCスキルやビジネスマナーなどが優先となるでしょうし、マーケティングではデータ収集や分析力、IT関係では専門的な知識や技術力が必要となるでしょう。
採用基準は数多くあり、すべての基準を満たす人はなかなかいないでしょう。業種や職種、企業理念の中で、数多くある採用基準の中から、業務を遂行するにあたり優先準備を絞り、決定していきます。
・定期的な見直しとPCDAサイクルを取り入れる
企業に必要な採用基準を設定し、実際に選考基準で使用し、採用者の入社後の成果や状況を見ていきます。
採用した社員のその後の動向を追い、データ化していきます。現状採用の成果が出ていたとしても、また事業計画や経済状況によっても、必要となる人材は変わってくるでしょう。
採用市場は常に変化しており、世界市場や業界全体動き、採用市場などの動向も合わせて定期的に見直しをしていく必要があります。
経過を追っていく中で、採用した人の成果が思わしくない、早期退職者が多い、または増加傾向にある場合、採用基準が会社の求める基準とずれているかもしれません。
採用市場や競合他社の動向を見るとともに、採用基準が自社の状況に見合っているかどうか、今一度見直してみましょう。
こうした見直しを定期的に行い、常に改善を意識していきます。
採用基準の見直しが必要な時のポイント
採用した社員が、入社後なかなか成果が出ない、採用者が早期退職してしまう場合、採用基準の設定に問題があるかもしれません。
採用活動全体の見直しと共に、基準についても見直しを行っていきましょう。
・求人案内やスカウトへの反応が薄い
求人案内を出しても募集が来ない、またはダイレクトスカウトメールを送っても、開封率が悪かったり、返信がほとんど来なかったりする場合、候補者集めに問題がある事の他、スタート時の基準に問題があるのかもしれません。
基準が厳しすぎる場合は、基準を少し緩くする、もしくは基準の優先順位を変えて様子を見てみましょう。
・選考通過者が少ない
候補者が来ても基準とかけ離れている場合は、候補者を集める方法を見直すことで、基準に見合う候補者が来る可能性があります。
例えば、広く募集する総合採用サイトではなく、専用のサイトへ記載してみる、SNSを利用する、求人案内ではなく、ミートアップ採用やダイレクトスカウトなど、別の方からアプローチしてみるなど、候補者の集め方を変えてみましょう。
・採用者の成果が出ない
採用者が思ったようなパフォーマンスが出来ていない、成果が上がらない場合、選考方法に問題がある事のほか、採用基準が会社の求める人材とかけ離れているのかもしれません。
採用基準を決める際、現場の意見はしっかり反映されていますでしょうか。また採用基準は定期的にアップデートも必要です。
採用者の成果が出ない場合、基準内容が現場や事業計画とずれている可能性が高いので、現場サイドとのすり合わせや改善を行っていきましょう。
・早期退職者が多い
早期退職者が多い場合、採用基準が市場とずれている可能性のほか、職場環境や選考方法を合わせて見直して行きましょう。
例えば、コロナ渦において、オンライン面接やリモートワークなど、作業の流れが大きく変化しました。その結果、リモート可を基準にする求職者が増えています。
特にIT関係の企業では、売り手市場のため、転職希望者がより条件の良い企業へと流動しやすい傾向があります。
自社の採用基準が市場や競合他社に劣ってないか、確認してみましょう。
まとめ
今回は採用基準の定め方や流れ、ポイントなどについてご紹介してきました。採用基準は、公平で選考活動をスムーズに行うため、明確に定める必要があります。
採用基準を定めるための項目は数多くあり、優先度に応じて項目を決めていきましょう。
採用活動がうまく行かない時は、どの点でつまずきがあるのか、しっかりと見直しを行い、改善を行っていく必要があります。
採用基準についてお悩みの企業は、この記事を読んで参考にしてみて下さい。