企業としては優秀な人材を確保するために、いろいろな手段を講じるでしょう。
どの企業も能力のある優秀な人材を確保しているなら業績を向上させることが期待できるため、経営面では大事はポイントです。
採用手法も様々ですが、その中のひとつにスカウトメールがあります。
しかし、スカウトメールは書き方や作成がしっかり行えないと成果が出ないこともあるため、ポイントを把握しておくことが重要です。
今回はスカウトメールについて書き方や作成のポイントをご紹介します。
スカウトメールとは？
スカウトメールとは、企業が採用活動を行う際に自社に応募して欲しいと思う人材にメッセージを送ることです。
企業と人材の最初のコンタクトになり、スカウトメールを見てもらうことで仕事に興味のある方や転職を考えている人に効果的なアプローチをすることができます。
スカウトメールは企業から発信することになるので、求職者にとっても前向きに検討してもらうことができますが、内容や方法によって内定承諾率や定着率も変わります。
今では人材を確保するために企業もスカウトメールを使用していますが、ポイントや書き方などについてしっかり押さえておくことが成功の秘訣と言えるでしょう。
効果的なスカウトメールを作成する際のポイント
スカウトメールを使用して人材を確保するなら、しっかり作成ポイントを押さえておくことが大事です。
スカウトメールはただ使用するだけでは効果が得られないこともあるからです。
どのように効果を上げることができるのか内容を紹介しましょう。
ターゲット像を具体化する
スカウトメールは人材を確保して採用するために使用するため、しっかり目的と内容を考えて作成する必要があります。
そのためには、採用人物を具体化する必要があり「誰に、何を、どのように」という3段階で考えることが大事です。
まず、企業が採用したい人材はどのような人か明確に定めましょう。
年齢は「20～30代など若い人が良いのか」スキルでは「どのような資格や経験のある人が良いのか」「どんな実績を持つ人を採用したいのか」とそれぞれを職種に応じて明確に定めるなら、採用したい人物像がわかってきます。
続いて「何を」という部分では、その人材が自社のどのようなところに魅力を感じるのか考えます。
社風、事業内容、福利厚生や給与など、アピールしたい人材にによって魅力を感じる部分は違います。スカウトメールを送信したい人物が何を求めているのか分析を行うようにしてください。
そして、「どのように」という部分ではアピール方法を考えます。
どんな文体や表現を使用するのが、ターゲットになる人材へのアピールとなるのか分析して内容を記載する必要があります。
まずは、これら3つの点を押さえて具現化をするようにしましょう。
相手に開封してもらえるように件名を考える
スカウトメールは、ターゲットとなる相手に開封してもらうことが大事です。
魅力や評価を内容をしっかり記載したとしても、相手に開封してもらえなければ何もアピールできないため意味がありません。
ただ、ターゲットとなる人材も毎日多くのメールが届いているようなら、埋もれてしまって開封される可能性が低くなることもあります。
スカウトメールを開封してもらうには、相手に興味や関心を抱いてもらう必要があるため、件名を魅力あるものにすべきです。
具体的な給与額や自社の特徴など受け取った人が何を求められているのか直ぐに分か件名であれば、開封してもらえる可能性は高くなるでしょう。
そのため、職種も考慮してどのような件名にすべきなのか考えてください。
冒頭のあいさつで相手に好印象を抱かせるようにする
スカウトメールをターゲットに送信するときは応募につなげることが大事なので、冒頭文で相手を引き込むように書くことが大事です。
メールを開封されたとしても、直ぐに読むのを止められてしまうと具体的な内容をスルーされてしまい、スカウティングの結果が出ません。
スカウトメールの内容を読んでもらうために、冒頭部分で具体的に相手のプロフィールに触れて「多数の人材から自分を選んでくれた」という印象を持ってもらえるようにすべきです。
冒頭のあいさつで相手の持っているスキルなどを褒めてみることも1つの良い方法です。
冒頭のあいさつもテンプレート通りだと相手は何も魅力を感じない可能性もあるため、そのターゲットに合わせた内容を考えるようにしてください。
会社紹介は手短にして重要な内容はしっかり記載する
スカウトメールを書く際は会社紹介も行う必要がありますが、手短にまとめておくのが大事です。
会社紹介に関しては具体性を持たせるために長々と記載してしまうと、相手は読むことに疲れて途中で諦めてしまうこともあるからです。
そのため、会社紹介の内容は大まかな事業内容だけにしておき、短くまとめておくようにしましょう。
さらに募集に至った経緯も短くまとめておくことで、メールを受け取った相手もなぜアプローチしてきているのか理解してもらうことができます。
人材となるターゲットが関心を抱いているのは、会社の内容ではなく職種に応じた条件や仕事内容なので、その点を重視してスカウトメールの送信を行うべきです。
条件と仕事内容を理解してもらうために、リンクを貼り付けて送信するなら自社サイトへの誘導を行うこともできるため、この点も押さえてスカウトメールの作成を行いましょう。
相手を思いやる内容を記載する
スカウトメールでは、企業が伝えたいことだけを記載してメール送信することもあるでしょう。
ただ、企業だけの内容を伝えるだけでは一歩的な印象となってしまって、相手は威圧感のみを感じてしまうこともあります。
相手に好印象を抱いてもらうためには思いやる内容を記載することも大事なため、その点を考えて作成するようにしましょう。
例えば、忙しい中でもスカウトメールを読んでくれたことに関するお礼、また相手の活躍などを褒めた内容を記載しておくなど工夫することで、相手は好印象を感じてくれます。
相手に好印象を持ってもらうことができれば、スカウトメールを最後まで読んでもらえるだけでなく、働き先としても安心してもらうことができるため、相手を思いやる内容も忘れずに書くようにしましょう。
応募フォームや返信などの記載をしておく
スカウトメールを送信するときは、最後にどのようなアクションをして欲しいのか記載しておくことが大事です。
相手がメールを最後まで読んで興味や関心を抱いたとしても、応募の際にどのような行動をすべきか記載していなければ、ただのお知らせメールで終わってしまい、ターゲットに対してアクションを取らせることができません。
応募につなげるためには相手に行動を取らせるため「こちらのフォームから応募ください」「このメールに返信してください」などアクションへのステップを促すことを記載しておくべきです。
また、応募返信の内容はできるだけ短くさせることも大事です。
長々と記載してしまうと結局どこから応募すべきなのか分からなくなってしまい、ハードルが上がってしまう結果となるからです。
応募フォームの記載と手短に済ませるというポイントを押さえて作成するようにしましょう。
職業別のスカウトメールの例文
スカウトメールを相手に送信するときは、職種別によって内容が変わってくることもあるでしょう。
そのため、それぞれの職種に合わせてメール作成を考える必要があります。
どのように記載することができるのか職種別に内容を紹介しましょう。
営業や専務
営業や専務の応募でスカウトメールを作成するときは、まず冒頭文で「初めまして株式会社〇〇採用担当の〇〇と申します」というように会社名と自分の名前を手短に伝えます。
その後に、メールを送信した理由を記載して、会社で働く魅力の一部を紹介します。
会社の魅力は他の企業との差別化を図るために「新規開拓は一切なし」「お客様からの連絡を待つのみ」「ノルマなし」などの仕事内容、また「歩合制による平均月収」など給与についても内容を記載しておくといいでしょう。
最後に「経験を活かして収入アップをしたい、強みのある商材を扱いたいとお考えなら、こちらの応募フォームからご応募ください」と記載することが可能です。
営業や専務の場合は手短に紹介を済ませて、営業で懸念されることが多い、ノルマの有無や受注率について記載しておくのがおすすめです。
分かりやすいメール内容でありながら魅力を感じてもらうように内容を記載しましょう。
ITエンジニア
ITエンジニアでスカウトメールを記載するときは件名で「開発へのこだわりもスケジュール調整も可」「リモートやテレワークも要相談」というように魅力のあるワードを盛り込んでおくことがおすすめです。
上記と同じように会社名や担当名、応募した理由について記載した後は、仕事内容の魅力について紹介していきます。
ITエンジニアの場合は「予算や納期も自ら調整できるフレックスタイム制を導入」「月給〇〇万円以上」「賞与年〇回」「休日〇日確保」など、仕事のやり方と具体的な給与や休日を記載しておくなら、働き方が分かるので相手を安心させることができるでしょう。
会社の情報をより知ってもらうためにホームページのリンク先を載せておくと、より内容を理解してもらうことも可能です。
最後に応募フォームを載せて相手のアクションを待つことができます。
サービス業
サービス業の場合も冒頭で会社名や代表者名、グループ名を紹介し、送信した理由を記載します。
送信した理由に「真面目な人柄である」「入社して〇ヶ月で店長に就任した経験が魅力的に思い」など相手を褒める内容を記載しておくことで、良い反応が返ってくることを期待できるでしょう。その後にサービス業の内容を紹介します。
サービス業の場合はいろいろな業種があるため、仕事内容は少し具体的に説明して「仕事時間はシフト制なのか固定制なのか」「何時間仕事を行うのか」「残業や土日祝日は休むことができるのか」という点を記載しておくことが大事です。
最後に電話やメールから申し込みを行うことができることをお伝えして、電話番号やメールアドレスを記載しておくことができるでしょう。
もし、ホームページから申込みをお願いするなら、リンク先を記載しておくことを忘れないようにすべきです。
このようにしてスカウトメールを送信することができます。
スカウトメールを送信する際の注意点
スカウトメールを送信ずるときは注意点を考慮しておくことも大事です。スカウトメールは文章がメインとなるため、少し言葉選びを間違うだけで相手の印象が悪くなることもあります。
どのような点を注意すべきなのか以下の2点をご覧ください。
NGワードを書かないようにする
スカウトメールを作成する際はNGワードを記載しないように注意するべきです。
もし、職種に関してネガティヴなイメージを持たれてしまうと、相手は応募をためらうことになり、成果を出すことが難しくなります。
例えば、エンジニアだと「急募」「大量採用」販売、サービスだと「早期キャリアプラン」美容、ブライダルだと「ベンチャー」「学歴不問」などです。
職種によってNGワードは違うこともあるため注意しましょう。
一斉送信や脱字誤字など
スカウトメールを送信するときは、一斉送信や脱字誤字などに注意しておくことが大事です。
もし、メールを送信しても脱字誤字があるなら読みにくく内容が頭に入ってこない場合もあります。
一斉送信も不特定多数の方に送信しているので魅力を感じにくいです。
メールのクオリティが大事になるため、ターゲットの方を射止めることができるように丁寧に作成しましょう。
スカウトメールはしっかり考えて作成しよう
スカウトメールを送信するなら良いアプローチを行うことができますが、成果を出すためには丁寧に内容を記載して魅力ある内容にしなくてはいけません。
スカウトメールで無視をされないよう、しっかりポイントを押さえて作成して送信しましょう！
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