売り手市場が続く中、採用方法は多様化し、WEB上で面接を行う企業も増加傾向にあります。WEB面接を行うには面接機能を備えたツールが必要で、各企業からあらゆる商品が販売されています。
WEB面接機能には、各サービスにより、機能やコストに違いがあるため、自社の目的に合った物を選択する必要があります。
今回は、目的に応じたWEB面接ツールの選び方、機能やコスト面などについてご紹介します。
WEB面接ツールの主な機能
WEB面接ツールには、オンライン上で面接が行えるだけでなく、面接をより効率的に行えるような便利な機能がついています。
それぞれの機能について見ていきましょう。
・録画面接機能
録画面接機能とは、企業があらかじめ用意した質問に対し、求職者が回答を録画し、提出する機能です。
企業側は、録画内容から人物像などを想像することが出来、求職者にとっても自分の都合の良い時間に動画撮影をして提出することが出来るため、便利な機能と言えるでしょう。
また録画した内容を、複数の担当者が閲覧できるため、後日担当者の都合の良いときに、録画された内容を閲覧し、選考に参加することも可能になります。
・管理機能
採用活動は、日程調整やスケジュール調整、求職者情報など、多くの管理業務を必要とします。WEB面接管理ツールには、こうした採用に関する作業を効率よく行えるようサポートする管理機能が備わっているタイプのものもあります。
管理機能には、Excelでの一括面接登録機能や面接日程表などのほか、応募者に送付するメールのテンプレートや自動送信機能、エントリーシート管理や評価など、面接に関する書類の管理をまとめて行えるよう、多くの機能があります。
・資料共有機能
面接を行う前に、必要な資料をダウンロードして閲覧したり、面接中に資料を共有したりすることが出来る機能です。
面接時に、求職者と共に、画面上の資料を閲覧しながら行えるため、情報を共有しながらスムーズに面接を行う事が可能になります。
・メモ機能
面接中の内容をメモし、記録として残せる機能です。そのほか、面接中に求職者の評価が可能な機能もあります。
・チャット機能
チャット機能とは、リアルタイムで参加者同士がメッセージのやり取りを行う事が出来る機能です。
チャット機能付きのWEB面接では、面接を行いながら、リアルタイムでメッセージのやり取りを行うことが可能です。
グループでWEB面接を行う際にも、チャット機能を利用すれば、参加者同士のメッセージのやり取りを、画面上で行う事が出来ます。
WEB面接の目的
WEB面接を利用するには、会社によりそれぞれ目的があるでしょう。どのような目的をもっているかにより、必要な機能が違ってきます。
導入を考えた際には、自社がWEB面接を行う目的をハッキリさせましょう。ここでは、WEB面接を導入する目的としてよくあるパターンをまとめました。
・面接活動の迅速化
採用活動は、企業にとっては労働力の確保、求職者にとっては生活のためであり、どちらもスピーディに合否の判断を出したい活動です。
面接は、書類選考を行ったのち、応募者すべてに合否について電話やメール等をし、日程調整、面接会場を確保など、忙しい作業が続きます。
応募から面接まで時間が掛かりすぎると、応募者の興味が他社へ移ってしまうリスクもあり、採用の迅速化を目指すため、素早く応募者と接触する必要があります。
・時間的な負担の軽減
対面方式の面接は、応募者が会社もしくは会社指定の場所へ出向く必要があり、日程調整を必要とします。
面接場所が遠い場合、移動に掛かる時間を考えると、面接を行うまでに日程を調整することもあり、あまり間が空いてしまうと、求職者の意欲が低下し面接辞退となる、他社から内定が出てしまうなどの可能性も捨てきれません。
WEB面接を導入することで、面接者も求職者も面接場所への移動に掛かる負担がなくなり、面接の都合が付けやすくなります。
また、移動に掛かる身体的な負担やコストの負担が少なくなる分、面接中のパフォーマンスの向上が見込めます。
・採用活動のシステム化
WEB面接ツールを使い、採用活動をシステム化することもできます。採用活動は、日程調整や応募者管理、面接、選考および合否の連絡、内定後のフォローなど多岐に渡ります。
例えば、応募者情報をデーター化し、SPI結果との連携をすれば情報をシステム化することが出来、今後も採用活動や社員教育にも役立ちます。
・面接官の育成
面接の録画機能は、求職者の選考に利用するだけではありません。面接画面を企業内で共有し、後からチェックすることで、面接状況の確認も行うこともできます。
また、録画面接に加え、チャットやメモなどを見なおすことで、面接内容全体やWEB面接ツールの活用状況を把握することも可能です。
面接官の質問は適切だったか、対応に問題がなかったかなど、面接を振り返ることにより、面接官のOJTにも役立ちます。
WEB面接機能を選ぶポイント
WEB面接には、便利は機能がありますが、せっかく導入しても利用しない機能があったり、反対に必要な機能がついていなかったりすれば、他のツールを使用する必要が出てしまい、不便です。
WEB面接を選ぶには、次のポイントを念頭に置いて選びましょう。
・自社に必要な機能があること
第一に、自社に必要な機能がすべて備わっているサービスを導入することです。それには、まず、自社に足りない点、改善したい点を洗い出します。
自社に必要なサービスがハッキリしない時や、改善したい範囲があいまいな場合、まずは、無料で簡単に始められるZoomなどツールを導入してみるのも良いでしょう。
簡単に始められるツールを活用してみて、自社の目的が定まったら、次に各社から資料請求をしてみましょう。
・品質に問題がないこと
WEB面接では、画面上で判断するため、音源や画像の状態が良好であることが重要です。そのため、画面がハッキリと映るか、音声に問題がないか、導入前のお試し期間などで確認しましょう。
次に作動確認も大切です。すでに使用しているソフトとの連携など、全体的な機能や動作に支障がないか確認も行いましょう。
・コストが適切であること
自社に必要な機能が備わっており、品質が良好であっても、費用負担が大きすぎると、使い続けることが困難です。
WEB面接と一口にいっても、月額制や人数制など、料金体系もコースによって異なります。
費用が高額になりすぎるのであれば、同じ会社の他のコースも確認する、オプションの部分や削る、他社も検討するなど、長期間使い続けられるようコスト面もしっかり確認しましょう。
WEB面接おすすめツール6選
WEB面接におすすめのツール6選をご紹介します。特徴やメリット・デメリットをしっかり確認したうえで、導入を検討してみてください。
・Zoom
1人対1人ならば時間無制限、3人以上でも40分までは無料で利用できるオンラインツールです。スマホならアプリのダウンロード、PCからでもURLし、簡単なコードを入力するだけで利用できます。まずは気軽にWEB面接を導入してみたい場合に向いています。
複数の人数で長時間利用したい場合でも、有料で利用できるサービスがあり、利用状況に応じた使い方が選択できます。
メリット
事前準備は必要なく、専用のURLやアプリを使用することで、簡単にアクセスできるため、PCでもスマホでも手軽に利用できます。
接続環境も良く、音声や画像のも安定しており、参加者同士、画面の共有機能も簡単に行えるため、幅広い方にWEB面接を実施することが可能です。
デメリット
チャットなどのメッセージ機能がないため、事前にメッセージを送りたい場合、他のツールを使う必要があります。
また、特化型のサービスため、他のツールとの連携も難しいでしょう。アクセスが簡単に行える分、セキュリティ面で不安も面があり、情報流失のリスクがあるため、注意が必要です。
・Microsoft Teams
マイクロソフト社が提供するビジネス用のチャットツールです。無料で250人もの人と同時に接続が可能なうえ、チャット機能や、通話やビデオ会議する機能が備わっています。
Office365とも連携されているので、WordやExcelとも連携が可能です。また翻訳機能やSkype for businessとの互換性もあり、会議やチャットなども可能です。
メリット
マイクロソフト社が提供しているサービスなので、WordやPowerPoint、Excelといった同社の製品との連携がスムーズに行うことが可能で、タスク管理も楽に行うことが出来ます。
また、WEB会議の文字起こし機能があるため、WEB面接を行った際にも文字起こし機能を使い、簡単に議事録が作成できます。
デメリット
マイクロソフト社が提供しているサービスであるため、Appleなど他の製品を利用している企業には、連携が難しく、不便に感じるでしょう。
また、過去のメッセージや記録は保存されていますが、探しにくいといったデメリットがあります。
・harutaka
企業から応募者にURLを送り、応募者はURLをクリックするだけで、WEB面接がスタート出来るツールです。
動画録画機能でエントリー動画を応募者に送ってもらう事や、録画可能なライブ面接などが出来ることが特徴です。
採用管理システムと連携することが出来、ライブ面接の文字起こしや分析機能がついており、面接をより効率的に行うことが可能です。
メリット
エントリーを動画で行うことで、書類選考では把握出来ない、人柄などを把握することが出来ます。
さらに導入から運用まで専用の担当者がついてくれます。
また、ライブ面接の内容を動画にし、保存することが出来るので、管理者や採用担当者など複数の目で求職者の様子を確認するができ、さらにAIを使った機能で、マッチ度を分析することが可能です。
デメリット
料金体系や具体的な使用方法などの情報が少なく、資料請求が必要です。導入を検討している企業は、まずは相談や資料請求をしてみましょう。
・SOKUMEN
毎月一定の月額（月額19800円/税込21780円）を支払えば、面接回数や人数、面接IDが無制限で利用できるため、低コストでWEB面接をスタートさせたい企業にむいています。（料金は2022年12月現在）
面接用URLを応募者へ送付し、応募者がURLをクリックするだけで、WEB面接を開始することが出来ます。
スケジュール管理機能や動画共有など、採用をサポートするさまざまな標準機能のほか、背景フィルター機能や、オプションで内定承諾後の雇用契約や派遣登録までWEBで行える電子サイン機能があります。
メリット
面接回数や面接人数、面接IDが一定の料金を支払うだけで、無制限で利用できるので、コスト管理がしやすく、メリットがあります。
多様なサポート機能で、採用業務の効率化を助けます。
デメリット
定額料金が安い分、画面が時折荒くなる、動きがスムーズでない、同時に2拠点での面接が出来ない、オプション料金が高いなど、デメリットが報告されています。
・BioGraph
シンプルで使いやすいのがこちらの製品の特徴です。ライブ面接やスケジュール管理などをはじめ、エントリーシート回収機能、一括面談予約など、機能により多彩なプランがあります。
メリット
日程調整から面談までノンストップで行うことが可能です。
オプションで、企業が用意した質問に、応募者が録画で解答し提出する録画動画選考が利用できます。
デメリット
トライアル中やプランによっては（ミニマムプラン）の場合は、応募者に専用アプリを入れてもらう必要があり、応募者にとっては、負担に感じられるかもしれません。
・インタビューメーカー
2700社以上に導入実績のあるWEB面接システムです。企業からの質問に応募者が動画で解答し、提出する動画選考を取り入れています。
メリット
導入から運用まで専用のコンサルタントのフォローを受けることが出来るので、WEB面接を初めて導入する企業や、導入に不安がある企業には心強いでしょう。
デメリット
料金がやや高い、契約単位が12か月以上であるという点がデメリットとして挙げられます。
まとめ
今回は、WEB面接の基本的な機能や、導入の目的やポイント、おすすめのツールについてご紹介してきました。
WEB面接ツールは、面接だけではなく、採用に関わる作業を効率的に行えるようさまざまな機能を備えているので、目的を定めサービスを選択すると、良いでしょう。
WEB面接ツールの導入に迷っている企業は、どのサービスを導入するか、この記事を参考にしてみてください。
