企業として、人材を確保するためにいろいろな制度を活用しています。人材難と言われている時代でもあるため、企業としては目的に合う従業員を採用する際も手間と時間がかかります。
そのため、効果の高い制度を活用するため、採用代行（RPO）の導入を検討している会社もあるはずです。
ただ、メリットとデメリットや機能、どういった際に使用すべきかなど内容を把握しておくのも大事です。採用代行の内容について解説しましょう。
採用代行とは何か？
採用代行はRPOと言われており、リクルートメント・プロセス・アウトソーシングの略称です。
企業の代わりに採用活動の一部、または全てを外部企業に委託することであり、様々な作業を行ってくれます。
採用代行サービスが行ってくれる業務は例えば以下の内容です。
- 採用計画の立案
- 求人広告の作成
- 求人サイトの選定
- スカウトメールの作成
- 求人票の作成
- インターンシップや説明会の開催
- リクルーターの選抜
- 応募者との面接
- 内定者との連絡や各種調整
採用担当者の業務はいろいろあり、細かい部分までフォローしてくれるため、企業にとっては大きなサポートになるはずです。
今では、いろいろな種類で採用代行が提供されているため、自分に合ったものを選択して業務をしてもらうのもおすすめです。
採用代行を利用する際のメリット
採用代行を利用する際には、どのようなメリットがあるのか把握しておくのが大事です。
採用代行でどのようなメリットがあるのか把握しておくと、前向きに利用を検討できます。以下のようなメリットがあるので、それぞれの内容について解説しましょう。
採用にかかる負担業務を軽減できる
採用代行を依頼する際は、応募者の管理や面接のスケジューリング、合否連絡と言ったオペレーション業務がありますが、採用担当者の大きな負担になるケースがあります。
もし、採用担当者の業務負担が大きくなれば、他の作業にも支障が生じる可能性があり、業績を落としてしまう可能性が生じるでしょう。
しかし、採用を導入するなら工数のかかるオペレーション業務は削減することができ、他の作業への負担が軽減され、採用戦略の立案というコア業務への注力も可能です。
また、採用活動を行う際に面接や候補者の選定を行うのも重要ですが、数百名または数千名という応募者から選考を行うのは大きな負担になります。
もし、担当者が受け持つことになれば大きな負担増となって、仕事を回すのが大変になりますが、採用代行を導入することで大きく負担を軽減することが可能です。
採用を効率よく行うためにもRPOを活用するのはメリットになるはずです。
中途採用などのノウハウを学ぶ機会になる
採用代行を利用するなら、中途採用のノウハウを学ぶ機会にもなるはずです。
今まで中途採用をしてこなかった中小企業の場合は、いざ採用を始めてもノウハウがないので、担当者もどうすれば良いのか分からない場合もあるでしょう。
もし、ノウハウがない状態で行ったなら、全ての作業や工程で時間がかかり、効率よく進めていくのは難しいケースがあります。
しかし、採用代行サービスを利用するなら、中途採用の実績が少ない企業も外部担当と連絡してコミュニケーションを得られるので、ノウハウを得られる機会となるケースもあります。
さらに採用のミスマッチや内定率の低下に課題を抱える企業でも、採用代行の利用により客観的な視点からアドバイスをもらえ、市場、競争において戦略を立てやすくなるので、改善できる期待もあるでしょう。
採用について学習したい方はRPOの利用を検討してみましょう。
採用時にかかるコストを削減できる可能性もある
採用代行を利用するなら、コスト負担を軽減できる可能性もあります。
人材採用を行う際は、どのような人材が必要なのか企画するため調査も必要になります。
また面接の会場の準備や求人票の作成なども行う必要があるので、規模によってはコスト負担がかかるケースもあるでしょう。
会社によっては人材の採用計画を練っても、コスト負担から厳しい場合もあるはずです。
その際に、採用代行を利用するなら、コスト負担を軽減して採用単価を下げられる可能性があります。
まず、プロの採用担当者に任せた方がノウハウを知っているので、新たに自社で担当者を育成する必要がありません。
担当者の育成はノウハウを学習するために様々な費用がかかるため、会社によっては厳しい場合もあるでしょう。
コスト負担を軽減することができれば、会社側にとっても人材採用に前向きになることができるため、外部委託を検討してみましょう。
内定後の辞退を防ぎやすくなる可能性もある
採用代行を依頼するなら、内定した後の辞退を防ぎやすくできます。
応募者への対応はスピードと応対の仕方が重要になりますが、会社側としても連絡がすぐに返信できないなど、注力できないケースもあります。
応募者へのメールや電話は特にコミュニケーションとしても重要であるため、もし対応が悪ければ求職者は不安を感じて内定を辞退してしまう可能性もあります。
会社側も人材採用以外の対応をしなくてはいけない場面もあるため、RPOを活用して求職者への対応をスムーズに行えるよう計画するのは良い方法です。
RPOが対応すれば応募者へ迅速に対応することはもちろん、定期的にフォローもしてくれるため、コミュニケーションをしっかり取れます。
定期的なフォローがあることで、求職者も安心できるため、利用を検討してみてください。
採用代行を利用する際のデメリットとは？
採用代行を利用する際は、デメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのか把握しておくと、リスクを回避して対策を行えます。
採用代行を利用する際のデメリットについて内容を紹介しましょう。
社内に採用ノウハウが蓄積されないケースもある
採用代行を利用するなら、社内にノウハウとして蓄積できない可能性もあります。
採用代行を利用するなら、求人募集や選定、応募者との面接など大体のことを行ってくれます。
しかし、全て委託してしまうと会社側は採用活動においてのノウハウは蓄積されないので、自社で運用したくても行えない可能性があるでしょう。
自社の従業員で誰もノウハウがないのは将来的にデメリットになるため、RPOを導入する際は任せっきりにするのではなく、委託した採用業務のマニュアル化やフローの標準化など、対策を行う必要があります。
また、委託したのと同時に自社で運用するための仕組みを整備する必要もあるなど、ノウハウを吸収するために会社側も予想以上に負担が増える可能性もあります。
業務の実態を把握できない可能性がある
採用代行を委託した際に、双方の認識のずれによっては採用ミスマッチが起こる可能性もあります。
採用代行を利用するときは、どのような人材が欲しいのか明確に伝える必要がありますが、コミュニケーションが不足してしまうとズレが生じる可能性もあります。
また、人材採用を外部に委託すると、どのような方法で進めているのか実態を把握するのが難しくなるため、長期的に採用を検討しているなら、徐々に方向性がズレてミスマッチを引き起こす可能性もあるでしょう。
そのため、委託先と業務フローの共有や内容の報告、また定期的にコミュニケーションを取るなどして全体像を把握しておくようにすべきです。
任せっきりはリスクも高いので、ある程度ポイントを押さえておき、ズレがあれば修正するようにしましょう。
情報漏洩のリスクがある
採用候補者や人事情報については、採用代行と共有しておく必要があります。
採用代行サービスを活用する際は、個人情報の保護について厳しいルールを制定していないと、情報漏洩した際に大きなトラブルになります。
万が一、採用代行から情報漏洩してしまうと責任は自社側にも及ぶため、厳しいバッシングなどにあって、評判を落としてしまう可能性も生じるでしょう。
そのため、機密情報についての保護やSLAを締結して、情報の取り扱いに関して明確なルールを決めておく必要があります。
自社と採用代行の両方がセキュリティを強化することで情報漏洩を防ぐことができるでしょう。
採用代行を利用して成功するポイントとは？
採用代行を利用して成功するためには、ポイントを把握しておくのが大事です。
採用代行を利用するとしても、ポイントを把握していないと自社の予想通りの結果を得られるわけではないからです。
成功するポイントは以下の点があるので紹介しましょう。
導入範囲は採用課題に基づいて決定する
採用代行を利用する際は、導入範囲を決定することが重要です。
採用担当のリソースが足りないという理由で採用代行に全て丸投げすると、人材採用のミスマッチが起こりやすくなります。
そのため、基本的なプロセスをチェックして、その中からどの採用課題を解決する必要があるのか分析しましょう。
例えば、面接に関して応募数が不十分であれば、求人内容を改善する必要があります。
内定受諾率が低迷しているなら、採用決定までのフローを通して企業の魅力を存分に伝えきれているのかチェックすべきです。
採用課題を自社側で整理して、どの課題を代行に依頼するのか明確にすることで適切な導入範囲を決定できます。
他のプロセスで問題ないなら、その部分は引き続き自社側で行うことができるでしょう。
ポイントを押さえて代行業者を選定する
採用代行を利用する際は、選定を行うのも重要です。
採用代行にもいろいろな種類があるので、自社の目的に合うのはどれか、慎重に決定する必要があります。
選定するときは例えば以下のポイントに合わせることができます。
- 累計導入社数と年間導入社数
- 従業員の数
- 得意分野
- 口コミ
累計導入社数と年間導入社数が多いほど、他の企業からも信頼を得ている目安になるため、安心して導入を検討できるでしょう。
また、従業員数が多いなら人手不足でパフォーマンスが落ちるリスクもないので安定性を期待できます。
採用代行により新卒採用や中途採用など得意分野が異なるので、自社が重視している分野とマッチするのか考えることも重要です。
もし、詳細な部分が気になるなら口コミを活用してポイントを押さえることもできるでしょう。
採用代行を利用して人材確保を考えよう
採用代行を利用する際はメリットとデメリットがありますが、ポイントを押さえておくなら、利点を最大限に活かすことが可能です。
人材採用をスムーズに行うためにもまずは自社側で課題などを整理し、その後相性の良い採用代行を選んで、人材を獲得できるようにしましょう。
