候補者が面接において、会社の基準を満たしているかを評価するために使用されるのが、面接評価シートです。
面接評価シートが適正に使用されていれば、効率的な採用活動と採用者の定着率の向上につながります。
今回は採用の基準となる面接評価シートとは何なのか、作成の仕方やポイント、効果的な活用方法についてご紹介致します。
面接評価シートとは
面接評価シートとは、会社が必要な項目を決め、候補者と評価基準を照らし合わせ、マッチ度を測るために使用されるシートです。
面接シートを利用することで、候補者の人柄や能力を客観的かつ公平に見る事が出来、面接官によるバラツキを無くします。
企業ごと、さらには募集する職種ごとによっても、求める基準が違ってくるため、的確な基準をさだめ、面接官の間で共有します。
面接評価シートを利用する目的
面接シートを利用する目的には、次のようなものがあります。
・面接官によるバラツキを無くす
人には、心理的バイアスと呼ばれる“考え方の偏り”があります。これまで経験してきた事や生活習慣、固定概念などが影響し、考えの偏りや認知のゆがみが出てしまう事を指します。
心理的バイアスは、無意識に出てしまうため、ベテラン面接官でも完全に無くすことは難しい現象です。
面接は、認知のゆがみや考えの偏りは必ず起こる事を踏まえ、複数の人数で行ったり、複数回行ったりするなど、判断の偏りが無いよう対策が取られます。
このように心理的バイアスの影響を減らし、面接官同士が共有した判断基準を持つ目的のため、面接評価シートを利用します。
・客観的な判断をするため
候補者が、企業の求める基準に対し、フィットするかどうか客観的な判断を行うためにも、面接シートは役に立ちます。
評価シートは、候補者の状態を文字で表し、可視化する事が出来ます。候補者と対話した内容や行動をシートに記入することで、面接官の主観に捕らわれず、企業から見た基準にどの位満たしているかを判断するため、利用されます。
・面接情報のPCDAサイクルのため
面接には、あらゆる候補者が来ます。面接シートを残しておき、データとして積み重ねておけば、採用活動のその時の面接担当者や面接方法、判断結果などを分析できます。
採用した人の、その後の勤務態度や成果などを見れば、面接時の状況から採用判断が正しかったのか、振り返ることが出来るでしょう。
このように面接シートは、過去の面接状況と採用後の成果を見て、改善できる点を発見し、次の採用へ活かしていくという、採用活動のPCDAサイクルのために役立ちます。
・聞き漏れ伝え漏れをなくすため
面接は、面接官が慣れていなかったり、候補者がとても緊張したりしている場合など、聞き漏れ伝え漏れをしてしまうリスクがあります。
例えば繁忙時の残業が発生する場合がある、転勤の有無など、今後の生活にも関わってくる
内容を伝え忘れてしまうと、入社後にトラブルを招きかねません。
面接シートに、評価項目と共に、質問内容や伝えたい内容について、記載しておけば、聞き漏れや伝え漏れを無くすことが出来ます。
面接評価シートを作成する時のポイント
面接評価シートは、ネット上にもさまざまなテンプレートがあり、無料で利用できるものもたくさんあります。
ただし、必要とするスキルや人間性は、会社によって違いがあり、同じ判断基準であっても、些細な違いがあるため、自社に合わせた面接評価にする必要があります。
・現場社員、経営者、人事で内容のすり合わせを行う
選考では、書類や面接などを通じ、仕事内容や、企業理念の理解度、基本的なビジネスマナーがあるか、職種への向き不向きを判断します。
企業が求める社員と一口で言っても、現場、人事部、経営者では、やや視点が異なる場合があります。
人事部ではマナーや人間性、経営者は企業理念や学歴、現場ではスキルや資格など、重要視する内容に違いが出る可能性があります。
候補者が仕事をするのは、現場ですから、現場社員の意見は大切にしなければなりません。ですが、社員として、企業理念の理解度や基本的なビジネスマナーを持ち合わせている事も、大切な要素です。
面接評価は、現場社員や経営者など、候補者をさまざまな点から判断できるよう、しっかりと話し合う必要があります。
・自社に合う評価表を作成する
ネット上で少し検索すると、たくさんの面接評価シートのテンプレートが掲載されています。
テンプレートには、多くの企業に当てはまるような標準的な事が書かれているため、企業や職種により必要な項目を増減し、募集する職種に合うオリジナルの評価表を作成しましょう。
・評価項目をシンプルにする
面接は時間に限りがあります。面接官は、オンライン上でも対面でも、短い時間で複数の候補者と会い、適正の有無について、判断しなければなりません。
会社としては、出来るだけ優秀な人材を獲得したいと思うあまり、項目内容を入れ過ぎてしまうと、一つ一つの判断に時間が掛けられず、十分な評価が得られません。
加えて、質問項目が多すぎると、候補者を分析するのが難しく、候補者が絞りにくくなります。
評価項目は出来るだけシンプルに、面接時に使いやすいものにしましょう。
・定期的にフィードバックをする
面接評価シートは、一度作ったら終わりではありません。採用市場は常に変化し続けており、企業が求める人材も変わっていきます。
採用した人物の面接時の内容をデータ化し、分析を行い、面接項目についても、定期的に見直しをしていきましょう。具体的には採用後の成果や傾向を見ていくとともに、採用市場や競合他社との状況に応じて、項目の追加や削除を行っていきます。
早期退職が続く部署では、業務の改善と共に、面接時にミスマッチの人材を採用していないか見直しを行う、新規事業や課題のある部署の求人募集を行う際は、競合他社や市場の採用状況を参考にするなど、状況に合わせたフィードバックをしていくようにしましょう。
面接評価シートを作成する時の流れ
面接評価シートを作成する時は、流れに注意して作成してきましょう。
・評価項目をリストアップする
面接評価シートにはたくさんの項目があります。まずは、たくさんある評価項目の中から、自社に該当しそうな物をリストアップしてみましょう。
現場社員や経営陣、人事部などが集まり、その中から、どの部分を面接評価シートに盛り込んでいくのか話し合いを進めていきます。
・人物像を明確にする
企業や職種により、求める人物像はおおよそ絞られます。例えば、営業や販売では、人当たりが良く人との会話を楽しめる方、専門職であれば、専門知識持ち、目標に向かって、自ら切り開いていくタイプなどが考えられるでしょう。
人物像やこれまでの経歴やスキルなど、必要とする能力や希望する人物像を明確にします。
・評価項目を絞っていく
リストアップした評価項目と、会社が求める人物像を照らしていき、面接で利用する評価項目を絞っていきます。
人間性やスキル、ビジネスマナーなど、面接評価シートへ入れる項目を定め、次にどの順番で聞いていくのか、決めていきましょう。
・代表的な質問例や回答例を用意しておく
面接時に、聞いておきたい質問や確認しておきたいことについて、まとめておきます。また逆に候補者からの質問される場合もありますので、回答例も考えておきましょう。
候補者からの質問としては、入社後すぐの流れ（研修か初めに担当する業務など）、採用後から入社までの準備などが考えられるでしょう。
候補者との有意義な時間となるよう、上記の内容について準備しておく必要があります。
面接評価シートの代表的な指標
面接評価シートの代表的な指標についてご紹介します。作り方が分からない場合は、まずこの指標に基づいて、大まかに項目を定めて行きましょう。
・志望動機
ほとんどの採用現場で、最初に上げられるのが志望動機です。勤務地が近い、業務内容に魅力を感じた、前職のスキルを活かしたいなど、多種多様な動機があるでしょう。
志望動機を聞く理由として、自社を応募した内容が募集内容とマッチしているか、話の流れに矛盾が無いか、自社への志望度の高さなどを把握するために確認します。
・コミュニケーション能力
続いてコミュニケーション能力を見ていきます。新卒採用で、企業が候補者に求めるスキルとして、常に№１に上げられるのがコミュニケーション能力です。
コミュニケーション能力はどの職種であっても必要とされるスキルです。社内外での打ち合わせや会議、プレゼンなど、業務を円滑に進めるためには、コミュニケーションが欠かせません。
志望動機や自己PR、前職での仕事内容などを質問した際、受け答えの仕方や会話のまとめ方などを見ていきましょう。
・価値観や考え方
これまでの成功経験や失敗経験などを聞き、その時の対処法や感じたことなどを質問し、価値観や考え方などを見ていきます。
また、失敗経験では、その後の対処の仕方や学んだことなどを聞き、価値観や考え方を見ていきます。
・スキルに対する質問
中途採用で、専門職やある程度の経験を必要とする仕事を募集しているときは、その業務についての経験や知識について質問する事が大切です。
専門職の場合や前職と同じ職種で転職する場合、これまでの経験について、把握できるような内容を面接シートにしっかり盛り込むことの他、場合によっては現場社員が同席して確認しましょう。
・ストレス耐性
メンタル不調者が増える中、健康診断にストレスチェックが組み込まれるなど、ストレス耐性への関心が高まっています。
ビジネス社会では、ある程度のストレスは避けられません。トラブルが起きた時の対処法や失敗したときのエピソードなどから、候補者のストレス耐性について判断していきましょう。
面接評価シートを利用する時の注意点
続いて、面接評価シートを利用する時の注意点についてまとめました。
・評価方法について面接官同士の認識を合わせておく
面接評価シートがあっても、面接官によって点数の付け方にバラツキがあっては、意味がありません。
項目ごとに、回答内容によって、どの評価を付けるのかという認識を面接官同士で合わせておく必要があります。
・評価項目に優先順位をつける
どの項目を優先評価とするのか、順位を定めておきましょう。例えば、事務職では慎重さや正確さ、営業職では人当たりの良さやコミュニケーションスキルが大切でしょう。
職種や募集内容により、優先順位を決めていきます。
・面接官の自由記入欄を設ける
面接評価シートは、面接官によるバラつきを無くし、客観的に評価を行う事ができるメリットがある一方、面接慣れしている候補者が高評価になりやすい、潜在能力に気が付きにくいといったデメリットがあります。
こうしたデメリットを減らすため、面接官が自由に書き込める欄を設け、面接時に感じた事をメモできるようにし、選考時に参考にしましょう。
まとめ
今回は、面接時に使用する面接評価シートについてご紹介して来ました。面接評価シートを正しく作成することで、面接時間を有効に使い、効果的な面接を行う事が可能になります。
評価シートの作成時には、自社が求めるスキルや人物像を、現場や経営陣、採用担当者の間ですり合わせを行っておきます。また面接時には、面接官同士評価シートの評価基準についてしっかりと合わせておきましょう。
面接評価シートの活用方法に悩む企業は、この記事を読んで参考にしてみて下さい。