採用するときには、人材紹介会社の利用を考える人もいるでしょう。
人材紹介会社であれば、自社の業務で必要な人員を補充できます。
一時的な補充として利用できるため、活用している企業も多いですが、その際にエージェントコントロールについて把握しておくのは大事です。
企業人事において、エージェントコントロールは特に重要なので、実施方法について理解しておくべきです。
エージェントとの効率的なコミュニケーション、紹介の質を高めるポイントなどを含めて解説します。
エージェントコントロールとは何か？
「そもそもエージェントコントロールとは？」と疑問を感じる人もいるでしょう。
エージェントコントロールは、採用企業に代わって人材紹介会社との窓口業務を代行することです。
人材不足に悩んでいる会社はたくさんあり、採用の競争率も激化しているため、求人募集をエージェントに依頼しても、候補者の推薦が上がって来ないケースも増えています。
そのため、企業側は人材採用をできるだけスムーズに行うために、こまめにエージェントと情報交換して関係性を築き、より良い人材を応募してもらうように行動しなくてはいけません。
ただ、こまめにエージェントと情報交換して関係性を築いてゆくのは会社の社員の業務内容から難しいケースが多いです。
そのため、採用企業に変わってエージェントコントロールを代行し、応募率を上げるようにする必要があります。
エージェントコントロールのサービス内容とは？
人材の採用活動では、転職エージェントを利用するのは主流となっていますが、会社側も関係性を築くためにエージェントコントロールをする必要があります。
業者に依頼してエージェントコントロールを行うことができますが「どのような内容が含まれているの？」と疑問を感じる人もいるでしょう。エージェントコントロールの内容について紹介します。
自社の求人内容の確認
エージェントコントロール業務の1つには、自社の求人票内容の確認があります。
求人票には自社が求職者に伝えたい内容が含まれているはずですが、しっかりアピールされていない、または競合や他社に見劣りする内容になっているケースがあります。
もし、魅力がしっかり伝わっていない状態であるなら、応募する数は減少してしまい、採用活動に支障が生じてしまうケースもあるでしょう。
そこでエージェントコントロールは転職エージェントに求人内容を確認し、的確なフィードバックをもらうことで、戦略を考えることができます。
採用業務に精通し、客観的な視点も持ち合わせているエージェントコントロールであれば、情報を処理して的確にデメリットを指摘してもらえるため、自社視点では気付かなかった部分を改善してもらえる可能性があります。
求人内容の質を高める点で活用できるでしょう。
求職者の確認を行える
エージェントコントロールは、転職エージェントから紹介された求職者を確認し、自社とマッチングしているのか判断するのも業務の1つです。
転職エージェントに求人を掲載しているなら、転職を考えている方から応募が来る場合があります。
しかし、エージェントから自社に紹介される求職者全員がマッチしているわけではありません。
転職エージェントによっては会社の意図が伝わっていない場合もあり、マッチしない求職者を紹介されるケースもあるからです。
エージェントコントロールは人材を採用したい会社の希望と求職者の要件がマッチしているのかチェックし、合わない場合は転職エージェントとコミュニケーションをとって認識を合わせるよう行動します。
会社側は求人内容とマッチしてくれる求職者なのかエージェントコントロールに任せれば良いため、大幅に手間を削減できるでしょう。
選考プロセスの管理
転職エージェントから応募が来たことが通知されたなら、エージェントコントロールは選考プロセスの管理も行います。
転職サイトに複数登録や利用しているなら、紹介数を確認すると共に面接通過率など各指標のデータを分析して改善していきます。
複数社ですと情報量も膨大な数になり、選考プロセスを管理するのは大変な業務になるため、採用を検討している会社では処理しきれないケースもあるでしょう。
そのため、エージェントコントロールを活用してデータ処理を行ってもらい、負担を軽減した方が採用までの過程もスムーズにいきやすいです。
転職エージェントの選定
どの転職エージェントを利用すべきか悩んでいる場合は、エージェントコントロールを利用して選定してもらうことも可能です。
転職エージェントにもいろいろな種類があり、自社の特徴にマッチするなら、条件に適した人材を紹介してもらいやすくなります。
しかし、会社側でどの転職エージェントがマッチするのか確認するのは作業量も多く、手間もかかるので時間的に難しいでしょう。
エージェントコントロールの場合は、転職エージェントの状況や種類も把握しており、複数と関係を構築しているため、各社の強みと弱みがわかります。
企業側の特徴を把握できれば、どの転職エージェントが1番ベストなのか提案してもらえるため、選択に時間がかかりません。
選定にミスが出ないようにするためにもエージェントコントロールは大きなメリットになるでしょう。
転職エージェント向け説明会のアドバイスも受けられる
エージェントコントロールは、転職エージェント向けの説明会を実施する点でも、アドバイスを提供してくれます。
優秀なる人材を確保するためには自社側の希望、また「転職エージェントにどのような働きをしてもらいたいか」という点を伝える必要があります。
ただ、転職エージェント向けに説明会を行いたい場合、企画やアドバイスなどを入念に準備しなくてはいけないため、会社側としては業務負担になるケースもあるでしょう。
エージェントコントロールは企画やアドバイスにおいてノウハウや知識を得ており、経験から的確なアドバイスをしてくれるため、負担を大幅に軽減できます。
説明会においてもメリットを得られるので利用を考えてみましょう。
エージェントコントロールを利用して成功させるためのポイントとは？
エージェントコントロールを利用すると、転職エージェントとのコミュニケーションの点で大きなメリットがあります。
しかし、実際に採用で成功させるためには、ポイントを把握しておくのも重要です。
成功させるためのコツについて内容を紹介しましょう。
ノウハウや実績を持っているのか確認
エージェントコントロールを選択するときは、ノウハウや実績を持っているのか確認する必要があります。
エージェントコントロールは転職エージェントと密にコミュニケーションを取ってもらい、連携してもらうのが重要です。
もし、外部の業者にエージェントコントロールを依頼しても、ノウハウやスキルが乏しい場合は、コミュニケーションをうまく取れず、求職者を紹介してもらえない、またはミスマッチが生じるなど、期待した成果を得ることができません。
また、データ収集して管理するのに支障が生じて、自社側の負担が増えるケースもあります。そのため、依頼する前にどれだけの成約を行ったのか、期待できる資格を所有しているのかなど、ノウハウや実績を確認して、エージェントコントロールとして信頼性があるのか判断すべきです。
エージェントコントロールに任せっきりにしない
エージェントコントロールを利用するときは、任せっきりにしないことも重要です。
エージェントコントロールは転職エージェントと密に接してくれるため、企業側の採用活動負担は軽減できます。
ただ、放置してしまうと以下のような問題が生じるケースもあります。
- エージェントコントロールと企業との考えや価値感にずれが生じてしまう
- パフォーマンスが悪化していることに気付かない
- 自社の採用活動の軸とズレてしまう
- 情報共有されないのでノウハウが蓄積されないなど問題が生じる
企業も始め依頼した内容でエージェントコントロールに任せていても、時間の経過と共に方針などが変わるケースもあります。
そのため、定期的にエージェントコントロールと情報共有するようにして、認識が共通しているのかチェックすべきです。
何かあれば会社側から積極的に発信することも重要なので、放置しないように注意してください。
費用対効果を考えて利用する
エージェントコントロールを利用するときは、費用対効果を考えて利用するのが重要です。
エージェントコントロールは外部に依頼するのが主な方法になり、当然費用がかかります。
エージェントコントロールの費用は各業者ごとに異なりますが、場合によっては採用活動で負担になるケースも生じるでしょう。
例えば、採用活動のため、サイト作成など他の場面でも大きな出費をしているなら、費用面で負担になります。
また、採用が決まれば転職エージェントへの支払いも生じます。企業側にも費用の点で計算しなくてはいけない場面もあるため、慎重に検討して利用を決断すべきです。
もし、企業側に採用担当者のリソースが十分にある、採用ノウハウがある、転職エージェントと定期的にコミュニケーションを取れている、という状態であれば、大きな問題が生じていないので依頼しなくても良いかもしれません。
様々な費用を考慮して、エージェントコントロールの利用を考えてください。
エージェントコントロールを利用すべき企業の特徴
企業の特徴によって、エージェントコントロールを利用した方が良いケースもあります。
以下の特徴がある企業はエージェントコントロールの利用を考慮してみましょう。
・転職エージェントを活用するノウハウがない企業
・転職エージェントの管理ができない企業
転職エージェントを活用するためには、適切な頻度で情報提供や共有しなくてはいけません。
ただ、ノウハウがない場合は、どのように行動すれば良いのか分からず、上手く連携できないケースもあります。
また、転職エージェントの管理ができない企業の場合も、求職者の在籍年数や活躍などを計算できず、採用結果が上手くいかない可能性もあります。
そのため、転職エージェントとの連携で不安があるなら、エージェントコントロールを利用するようにしましょう。
エージェントコントロールの利用を検討しよう
エージェントコントロールは採用活動を円滑に進め、成果を出すために利用を検討できます。
会社ごとのポイントを把握して、必要性が高いなら業者に依頼して採用活動をスムーズに進められるか、考慮してみましょう。
