採用代行(RPO)は何ができる?失敗しないための活用方法を徹底解説


企業の方にとっていろいろなツールやサービスの利用を検討することもあるでしょう。企業にとってツールやサービスを導入することで作業の効率を上昇させたりピンポイントで改善を行えたりするため、積極的に利用することは大事です。

いろいろなサービスがある中で採用代行(RPO)の導入を考えることもあるでしょう。
しかし、「採用代行でできることは?」「どのようなメリットやデメリットがあるの」と疑問を感じることもあるはずです。

そこで今回は企業が採用代行を導入するメリット、デメリットをご紹介します。

採用代行(RPO)とは何か?

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企業にとって人材の採用は収益や成長につながるため大事なポイントになりますが、そもそも「採用代行とは?」と疑問を感じることもあるでしょう。
採用代行のRPOとはリクルートメント・プロセス・アウトソーシングの略称であり、企業の採用活動の一部または全てを外部に委託することです。

業務としては例えば、さ採用計画の立案、求人広告の作成、インターンシップや説明会の開催、リクルーターの選抜などが行えます。
また、採用代行には対象範囲もあり、採用戦略の立案から各種業務の遂行まで全て外部を活用するフルRPO、そして、戦略の立案は自社で内製して集客や面接の実行フェーズで外部を活用する部分RPOがあります。

人材確保は長期に渡って頻繁に採用活動を行う企業も多いですが、やり方や方法も多様化して専門的な知識も必要になってきているので、採用代行の委託も重要になっています。
企業として課題を持っているなら採用代行の利用を検討してみましょう。

採用代行を利用するメリットとは?

採用代行を利用して人材確保することを企業は考えてみることができますが「どのようなメリットがあるのか?」と疑問を感じることもあるでしょう。
メリットを知ることができれば、導入も前向きに考えることができます。以下のようなメリットがあるので確認してください。

採用にかかる負担を軽減できる

人材採用は業務負担が大きくなることがあるため、企業によっては利用するのが難しいこともあります。
人材を採用するときは応募者の管理や求人内容の入力、面接のスケジューリング、合否の連絡など、いろいろな作業を負担することになります。

部門が細かく分かれている大企業であれば負担は軽減できる可能性もありますが、人事を他の部門が兼用している企業だと普段の業務に追加されることになるため、仕事が激務になってしまうことあるでしょう。

しかし、採用代行を利用するなら工数のかかるオペレーション業務を削減して仕事負担を軽減できます。
例えば、面接を行う際に応募人数が多いなら、数百人が確保できる会場を手配する必要がありますが、設営や当日の受付作業など、面接会場だけで多くの作業が必要になるでしょう。

その部分を採用代行に委託するだけで、他の業務に時間を割くことができるので、時間と労力を大幅に節約できます。
従業員に負担が大きくかかるようなら採用代行の活用を考えましょう。

専門性的な知見から採用を行える

採用代行を利用するなら専門的に全ての業務を行ってくれるため、クオリティを上げることが可能です。
企業によって採用活動の方法に違いはありますが、予想した成果を得られなかったこともあるでしょう。

また、採用活動をした実績が少ないことから、どのような方法で行えばいいのかよく分からない企業もあるはずです。
その場合、採用代行を活用するなら専門的な知見から人材確保の作業を行ってくれるので、成果と共に知識を吸収することも可能です。

例えば、中途採用を行うときに専門的なノウハウを学習することができるので、従業員はポイントを理解して次から作業に取り掛かかれることも期待できます。

また、採用のミスマッチや内定率の低下が課題の企業も、採用代行から客観的な視点を通して改善案をもらえることもあるため、自社では思いつかなかった手法や戦略を知るきっかけになることもあるでしょう。
人材の採用が思うようにいかない企業や専門的な知識が不足している企業の場合は採用代行を活用することを考えてみましょう。

採用担当者がいなくても活動できる

新しく設立した企業だと、採用担当者がいないこともあるでしょう。
採用担当者がいないなら人材確保をしたくても一連の業務において誰も経験していないため、採用活動に不安を感じることがあるはずです。

その点、採用代行であれば全ての業務を丸ごと依頼することができるため、採用担当者がいなくても活動することが可能です。
面接会場の確保など、段取りも全て任せることができるので、早期に採用活動をスタートさせて人材確保を行うことも計画できるでしょう。

また、上記で紹介したように、採用代行からノウハウを学習させて自社で採用担当者を育成させることも可能です。
採用担当者がいない企業は人材確保を適確に行うための方法として利用をか考えることができるでしょう。

コストを適正化できる

採用代行を利用する際はコストの支払いも生じます。
採用代行にかかるコストとしては、採用チャネルや人材派遣会社へ支払う手数料などがあります。
このコストの計算が複雑化すると導入するのをためらってしまうこともあるでしょう。

しかし、採用代行ではチャネルごとに応募数や内定率などが違うため、それぞれを分析することで費用対効果の高いものを選択し、コストに見合った成果や活動を期待することができます。
各ベンダーとの調整も行ってくれるため、作業工数もかからず負担が大きくなることもありません。
コストを自社に合わせて適正化できるのは費用が発生するとしてもメリットとなるでしょう。

採用代行を利用するデメリットとは?

採用代行を利用するなら企業にとって人材確保する点で有利となります。
しかし、採用代行を活用する際はデメリットも生じるため、どのようなものがあるのか確認しておくことが大事です。以下のデメリットをご覧ください。

社内で人材確保のノウハウが蓄積されないこともある

採用代行を活用するなら、人材確保に必要な業務を全て委託することができるので、企業としては業務にかかる労力を削減することができます。
しかし、全ての業務を委託してしまっているなら、社内で採用ノウハウが蓄積されないことになるため、自社の採用活動に関係するスキルを向上させられない可能性もあります。

そうなると採用担当者を育成することもできず、企業として成長する点で支障が生じることもあるでしょう。
採用代行を活用するときノウハウについて学習することもできるので、企業の将来性を見込んで学習させることも検討すべきです。
委託に全て頼るのではなくて採用業務のマニュアル化やフローの標準化なども行って社内で運用していく仕組みも整えていくようにしましょう。

業務の実態が把握できず連携がうまくいかないことも

採用代行を活用するなら業務を任せることができますが、しっかり連携を取っておかないと認識のズレから失敗してしまう可能性もあります。
もし、双方の認識にズレが生じてしまったなら、採用活動するときにミスマッチとなってしまい、思った成果を得られないことも十分あり得ます。

また外国の方を採用する際もカルチャーマッチできないと入社後に馴染めないなどのギャップが生じることもあるでしょう。
このように、採用の際にミスマッチが起こると、企業としては利益よりも損失が大きくなるので、業績が悪化する可能性もあります。

そのため、採用代行を活用するときはミスマッチを防ぐことができるように、定期的にしっかりコミュニケーションを取るようにして、ズレが極力起きないように対策を行う必要があるでしょう。

情報連携のタイムラグと認識のズレ

採用代行を利用するなら、人材活動において情報の連携にタイムラグが生じることもあります。
内部であれば情報を直ぐに共有できるため、急な方針転換があっても直ぐに対応できる可能性があります。
しかし、外部への委託となると急な方針に対応しにくく、すでに準備を終えてしまっている可能性も考えられるでしょう。

さらに、機密情報を外部に伝えることになるため、情報に関する取り扱いや共有をしっかり行っていなければ、漏洩してしまうリスクも生じます。
採用代行を活用するときは情報連携が重要になるため、フローを確立すること、また業務範囲やスクリーニングの基準など採用活動をするポイントの認識はしっかり合わせておくことが重要になるでしょう。

採用代行(RPO)の選び方とは?

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人材確保をしっかり行うためにメリットとデメリットを把握して、採用代行の利用を考えることができます。
ただ「どのように採用代行を選べるの?」と疑問を感じることもあるでしょう。
採用代行の選び方には以下の方法があるので確認してください。

採用代行の特徴が自社のニーズに合っているのか?

採用代行にもそれぞれ特徴があり、得意分野や強みに違いがあります。
各企業で取り扱うサービス内容について大きな差はありませんが、体制や方法については違うところもあるため、そのニーズが合っているのか確認しておくことは大事です。

例えば、ある代行業者だと豊富なリソースを活かして業者ごとにチーム編成して専従で業務を遂行していくところ、またある代行業者だとRPAを活用した自動化ロボットによって応募者のスクリーニングメール返信などを安定的に行うようにしているところもあります。

このように採用代行はサービス利用の点で違いがあるので、自社のニーズに合っているのか確認することが大事です。

対応できる採用領域の違い

採用代行を行う際は企業の場合だと新卒採用や中途採用、アルバイト採用などいろいろな領域があります。
採用代行はそれぞれサービスとして業務を行ってくれますが、得意不得意はあるため、しっかり領域を確認して、ニーズに合った対応をしてもらえるのか考えておくことが大事です。

例えば、新卒採用をしたい場合は契約から導入まで日数がかかり、1ヶ月以上の期間が必要になることもあります。
新卒採用は期間も決まっているため、できるだけスピーディーに対応してもらえるのか確認しておくことは重要でしょう。
また、中途採用だと対象となる相手に幅が出ます。

経験や実績などを考慮して応募内容を決定するため、求人広告数やアピールが効果的に行える代行業者を選ぶ必要があるでしょう。
アルバイト採用の場合は求人広告数が多くなり、応募者のフローは迅速に行うことがポイントです。
このような点を考えて目的にかなった行動をとってくれるのか確認しましょう。

法人とフリーランスについても確認する

使用代行を選ぶときは法人とフリーランスの種類があることを確認しておきましょう。
採用代行は法人として運営しているところもあれば、フリーランスの方が行っているところもあり、それぞれに特徴が違います。
例えば、求人広告を出す際も法人だと総合広告代理店を利用しますが、フリーランスは違う場合は多いです。

また、セキュリティーに関しても法人はプライバシーマークを取得していますが、フリーランスは自宅で作業するため、強度においては各フリーランスによって違ってくると言えるでしょう。
ただ、フリーランスの方は料金は低目に設定されているため、目的によっては法人よりもお得な場合もあります。

もし、フリーランスに依頼するなら、セキュリティーやクオリティに関してしっかりコミュニケーションをとって選択するようにしましょう。

採用代行の利用を考えてみよう

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採用代行の内容について紹介してきました。

採用代行を利用するなら自社の負担を軽減できると共に、専門的な知見で業務を行ってくれるので大きな成果を期待することが可能です。
ただ、一方で自社内で採用ノウハウが育たないなどデメリットになる部分もあるので、その点を確認して利用を考えるべきです。

選び方にもいろいろポイントはあるため、しっかり予想した成果を得られるように計画してください。